Eine Messe organisieren!

Ein Messeauftritt ist teuer. Damit er sich für ein Unternehmen lohnt, sollte er sorgfältig geplant
werden. Sehr wichtig sind hierbei unter andern Dingen die Messesysteme. Mit der Checkliste unten können Sie die Vorbereitung einer stressfreien und erfolgreichen Messe beginnen.
Man muss die Messe langfristig organisieren und nicht nur die Zeit auf dem Messestand im Auge behalten. Die Messe besteht zum großen Teil aus deren Vorbereitung gefolgt von deren Durchführung und ihrer Nachbereitung. Das kann sogar ein ganzes Jahr beanspruchen. Die folgenden Schritte sollten Sie bei der Vorbereitung befolgen:

1. Wählen Sie eine Messe aus

Prüfen Sie möglichst genau, an welcher Messe Ihre Firma unbedingt teilnehmen sollte und bedenken Sie dabei vor allem die personellen sowie finanziellen Ressourcen Ihres Unternehmens.

2. Definieren Sie klare Ziele

Sollen neue Kunden gewonnen werden, das Image Ihres Unternehmens gepflegt werden oder möchten Sie ein neues Produkt vorstellen? Vom Messeziel hängt die Strategie und die Planung ab. Beginnend mit
der Standflächenwahl über das Messestanddesign, das Masssystem, die Besuchereinladung bis hin zur Qualifizierung des Messeteams. Aus diesem Grund sollten Sie die Ziele bereits bis zu vier Monate vor Beginn der Messe festlegen. Von Vorteil sind konkrete Ziele, damit der Erfolg einer Messe gemessen werden kann. Durch einen Abgleich lernen Sie für die Organisation der nächsten Messe, was besser werden muss.

3.Erstellen Sie einen Zeitplan

Der Zeitplan umfasst:
– Anmeldefristen,
– Services,
– Telefon-Internet-Anschluss
– Elektro- sowie Wasserinstallation, – Eintragung im Messekatalog,

– Ausweise für Aussteller- Aufbaupersonal,
– Parkberechtigungen,
– Gratis-Eintrittskarten für die Mitarbeiter, Stammkunden sowie Lieferanten.

4. Legen Sie das Team für die Planung der Messe fest Vereinbaren Sie regelmäßige Treffen des Teams.

5. Wählen Sie Ihre Zielgruppe aus

Wird ein neues Produkt auf der Messe vorgestellt , müssen vor einer Messe folgende Fragen geklärt werden:
– Wen spricht das Produkt an?
– Welche Neukunden und welche Bestandskunden sollten am Stand angesprochen werden?

6. Welchen Nutzen hat der Besucher?
Definieren Sie den Nutzen aus Sicht Ihrer Kunden. 7. Verschicken von Einladungen

Akquirieren Sie auch telefonisch neue Kunden und machen sie mit diesen feste Termine am Messestand aus.
Wichtig: Kommunizieren Sie in den Einladungen unbedingt den Nutzen für den Kunden!

8. Den Messeauftritt deutlich kommunizieren

Im Vorfeld der Messe sollten Sie Werbung für Ihre Teilnahme machen und sie groß in allen Medien bekannt geben. Sorgen Sie für ein reiches System an Werbematerialien und locken Sie mit einem Gewinnspiel.

9. Messestand planen

a. Die meisten Messeveranstalter erlassen Richtlinien über die Größe und Materialien eines Messestandes. Fordern Sie diese an und planen Sie anhand dieser Richtlinien, wie Ihr Stand strukturiert werden soll und sehr wichtig das Design..
Sie benötigen:

– Präsentationsfläche
– eine kleine Küche einplanen,
– ein Materiallager
– einen Raum, für vertrauliche Kundengespräche

b. Legen Sie fest, welche Produkte sie mitnehmen wollen und ob auch Fotos oder Filme gezeigt werden sollen.

c. Kalkulieren Sie alle anfallenden Kosten ein.
10. Beauftragen Sie die Zuarbeiter für Ihren Messeauftritt

Sie benötigen eventuell Schreiner, Elektriker, Caterer, Dekorateure und Hostessen. Holen Sie jeweils mehrere Angebote ein.

11. Versicherungen abschließen
Sichern Sie sich gegen folgendes ab: Transportschäden, Diebstahl, Feuer und Haftpflicht. 12. Planen Sie ausreichend Personal für den Messeauftritt ein
– Für jeden Messetag Arbeitspläne erstellen!

– Das Messeteam schulen.
– Kleidung festlegen
– Namensschilder drucken lassen
– An- und Abreise und die Unterbringung der Mitarbeiter organisieren. – Transport der Messeartikel und des Messebedarfs organisieren.

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